Contractual Liabilities

It is all who will pay for the damage??

Life Example
In one of the luxurious office buildings, a few years ago, a marble slab, a meter by two, fell from a height of 30 meters. Unfortunately, a CEO of an international bank was passing under it, yet; fortunately it fell after passing by only ten meters .. He was not injured, and exceeded the request compensation for endangering his life.. who is responsible..?

• Was the Design and Supervision Consultant; who designed the building and installation details 15 years ago??
• Or the Construction Contractor; who delivered the building 12 years ago??
• Or the Facilities Management Contractor; who has been managing the building facilities for 3 years??
• Or the Landlord; who himself takes over the management of the building??

مقارنة المسؤولیات التعاقدية بين كل من الإستشاري والمالك والمقاول
(تحرير: أحمد سالم بشير)

بادئ ذي بدء ، لابد من التنويه إلى أن كافة التعاقدات والعقود تخضع عُرفاً لما يتفق عليه الأطراف المتعاقدون ، ما لم يخالف الأنظمة والقوانين المحلية المعمول بها.

غالب المسؤوليات التعاقدية يتم التعامل معها من خلال وثائق التأمين التي تغطي كافة الاحتمالات وتعوّض المتضررين بالقيمة المالية التي يتم الاتفاق عليها .. وهي حتماً ترتبط بالصياغة القانونية للوثائق..

بشكل مبسط یمكن أن نجد أن مسؤولیات الإستشاري ترتبط بالتصمیم ومطابقته إلى مستوى المعاییر والمقاييس المتفق علیھا مسبقاً.
وترتبط مسؤولیات العمیل ، أو مالك العقار ، بعلامته التجاریة والحفاظ على مكانتھا بل وتحسینھا إن أمكن ، كما ترتبط كذلك بكل ما یتعلق بالمبني ومستخدمیه بعد الإنتھاء من مرحلة الإنشاء.
وترتبط مسؤولیات المقاول بالمواد المستخدمة في أعمال الإنشاء والتنفيذ ، بالإضافة إلي جودة العمل المنفذ.

ویمكن تناول هذه المسؤولیات بشكل أعمق من خلال تقسیم مراحل المشروع العقاري الاساسیة ، وھي: التصمیم – الإنشاء – ما بعد الإنشاء.

أولا: مسؤولیات الإستشاري
خلال مرحلة التصمیم ، تقع علي الإستشاري مسؤولیة واحدة وھي التأمینات المتعلقة بالآداء وتمثل تقریباً (5%) من قیمة عقد التصمیم ، والتي تغطي إلتزام الإستشاري بالإنتھاء من الأعمال المتفق علیھا حسب العقد ، وتطبيق الأصول القياسية للتصميم ، ویحق للاستشاري إسترداد قیمة تأمینات الآداء بمجرد تصدیق الجھة المختصة على صلاحية التصميم العمراني.

خلال مرحلة الإنشاء و التنفیذ لاتوجد مسؤولیات واقعة على الإستشاري ، إلا ان ثبت إھماله في الإشراف على أعمال التنفیذ ، وهى نادرة الحدوث وتخضع للتحكيم بواسطة طرف ثالث.

في مرحلة ما بعد الانشاء واستخدام العقار ، يكون الالتزام التعاقدي للاستشاري على وجهين:
أولهما ، تسجيل وتصنيف أخطاء ومؤشرات تدهور التركيبات والانشاءات خلال فترة عام واحد ، أو أكثر، وتنسيق قيام المقاول باصلاحها ، وقبول الاصلاحات والتصديق عليها ، فضلاً عن إجراءات غلق عقود التصميم والانشاء في نهاية فترة اللالتزام باصلاح العيوب التنفيذية ، وجدير بالذكر أن ليست هناك أتعاب للاستشاري في هذه إلا إذا تم النص عليه في العقد ، ويخضع هذا للتحكيم بواسطة طرف ثالث في حال الاهمال.

ثانيهما ، أن تغطي وثيقة التأمين المهني للاستشاري مدة لا تقل عن عشرة سنوات من عمر المبنى مقابل العيوب الكامنة ، والتي تتطلب عدة سنوات للتراكم والظهور ، وعلى وجه الخصوص فيما يتعلق بالتصميم الانشائي وأعمال العزل ، وهذه الوثيقة التي قد تبلغ قيمتها عدة ملايين تغطي كافة مشاريع الاستشاري ، غير أن الصرف منها يتطلب حكماً قضائياً مدعوماً بتقرير طرف ثالث لتحكيم المسئولية.

ثانياً: مسؤولیات العمیل ، أو مالك العقار
لا توجد مسؤولیات تقع على العمیل أو مالك العقار خلال مرحلة التصميم ، سوى دفع مستحقات الاستشاري ، ولعلها قد تمتلئ بالتغييرات التي يطلبها المالك ، والتي قد تزيد من فترة التصميم ، ويكون التعويض عنها من خلال تطبيق قيمة وحدة الآداء على الفترة الزمنية ، وتنتهي غالباً بالتراضي بين الطرفين.

خلال مرحلة الإنشاء و التنفیذ لا توجد مسؤولیات تقع على العمیل أو مالك العقار ، سوى دفع دفع المستحقات المالية لمختلف الأطراف المشاركة ، وفق المواعید ونصوص العقود المتفق علیھا

في مرحلة ما بعد الانشاء واستخدام العقار ، يقوم المالك بشراء وثيقة تأمین الملكیة العقارية ، وحسب المدة التي یریدها المالك ، و التي من الممكن أن تمتد بشكل لانهائي حتى أن یتم ھدم المبنى ، ما لم تتطلب الأنظمة والقوانين البلدية خلاف ذلك ، ومن خلالها يتم التأمین على جمیع المخاطر لسكان ومستخدمي العقار ، وشاملاً اصلاحات البناء والتركيبات ولوازم الأمن والسلامة وإدارة المرافق ، ووفق العقود المعنية.

ثالثاً: مسؤوليات المقاول
نجد ان ھناك الكثیر من المسؤولیات التي تقع على عاتق المقاول خلال مرحلة الإنشاء والتنفیذ ، مثل التأمینات المتعلقة بضمان حسن الآداء والتي تبلغ تقريباً (5 %) من قیمة العقد قابلة للزیادة أو النقصان حسب الإتفاق ، إضافة إلي مسؤولیته تجاه مباشرة الأعمال وأخطارها التنفيذية بحسب القوانين في معظم الدول ، إلي جانب مسؤولیته عن جمیع المعدات المتسخدمة في تنفيذ الأعمال و أي أضرار قد یحدث لطرف ثالث نتیجة لأعمال الإنشاء.

بالنسبة إلي ما یتعلق بمرحلة ما بعد الإنشاء نجد أن المقاول يتحمل مسؤولیة عيوب وأخطاء التنفیذ غالباً  لمدة سنة واحدة ، وأحياناً سنتين وفق نصوص العقد ، و تتعلق عيوب التنفيذ غالباُ بأعمال التشطيبات والتركيبات الثانوية ، حيث يقوم المقاول باصلاح العيوب تحت اشراف الاستشاري ، وتكون تكلفة الاصلاح ضمن ثمن العقد مع المقاول تحت مسمى فترة الضمان ، والتي تبلغ تقريباً (5 %) من قیمة العقد ، و یحق للمقاول إسترداد قیمة تأمینات آداء فترة الضمان بمجرد تصدیق الاستشاري على صلاحية معالجة وخلو المبني من عيوب التنفيذ.

العيوب الكامنة
في حالة إكتشاف عیوب أو أخطاء أخرى بعد إنقضاء فترة الضمان ، وهي ما تسمى العیوب كامنة ، والتي تتطلب عدة سنوات للتراكم والظهور والتعطل ، وعلى وجه الخصوص فيما يتعلق بالاستقرار الانشائي وأعمال العزل المائي والمعدات الميكانيكية طويلة الآجل ، فإنه لابد من الاستعانة بالتحكیم القضائي للبت في المسؤولیة عن تلك العیوب فيما بين المقاول أو الإستشاري ، ومعظم القوانين المعمول بها في سائر بلدان العالم تحمل الطرفين المسئولية عن العيوب الكامنة لمدد تتراوح بين 5-25 سنة ، وفي بعض البلدان يتحمل الاستشاري بشخصة الطبيعي والمهني المسئولية التصميمية مدي الحياة.

Comparison of Contractual Liabilities among the Consultant, the Landlord and the Contractor

First of all, it must be noted that all contracts are subject to what is customarily agreed upon by the contracting parties, unless it violates the applicable local laws and regulations.

Most of the Contractual Liabilities are transferred to Insurance Policies that will compensate the affected persons and the damages. These policies are based on the underwriting text and definitions..

Simply, the responsibilities of The Consultant are related to the design and its conformity to the level of previously agreed standards and criteria.

The responsibilities of The Client or The Landlord, of the property, are related to his brand and maintaining his commercial reputation; and to enhance it, as well as everything related to the building and its users after the completion of the construction phase.

The Contractor's responsibilities are related to the materials used in the construction and implementation works, in addition to the quality of the executed work.

These responsibilities can be further defined by dividing the main stages of the real estate project, which are design, construction & assembly and post-construction.

First: Responsibilities of The Consultant

During the design phase, The Consultant has one responsibility; which is the performance insurance; which represents approximately (5%) of the value of the design contract. This covers The Consultant’s obligations to complete the work according to the contract, and the application of the standard design principles. The Consultant has the right to recover the value of the performance bonds once the urban authority ratifies the validity of the property designs.

During the construction and assembly phase; there are no responsibilities on The Consultant, unless it is proven that he was negligent in supervising the implementation work, which is rare and is subject to arbitration by a third party.

At the Post-Construction stage and the property operations; the contractual obligations of The Consultant are in two ways:

The First is recording and classifying defects and indicators of deterioration in installations and constructions during a period of one year or more, coordinating the contractor’s repair, acceptance and approval of repairs, as well as the procedures for closing design and construction contracts at the end of the commitment Defects Liability Period (DLP). It is worth noting that there are no Consultancy fees for DLP; unless is stipulated in the contract, yet; is subject to arbitration by a third party in case of negligence.

The Second, the consultant’s Indemnity Professional Insurance (IPI) policy covers a period of no less than ten years from the life of the building against the proven design errors or Latent Defects Period (LDP), which require several years to accumulate and appear. Particularly; with regard to the structural design and insulation works. Usually, this policy may be worth several million, covers all the consultant’s projects. However, disbursement of it requires a court ruling; supported by a third party assessment to arbitrate liability.

Second: Responsibilities of The Client, or The Landlord

There are no responsibilities for The Client or The Landlord during the design stage, except to pay the consultant’s dues. Perhaps there will be requested changes by The Landlord; which may increase the design period, been compensated  by applying the Unit Rates to the extended period. Often; ends by mutual consent between the two parties.

During the construction and assembly phase, there are no responsibilities on The Client or The Landlord, except to pay the financial dues to the various participating parties, according to the agreed dates.

In the post-construction and operations phase of the property, The Landlord purchases a property insurance policy, to the period The Landlord wants; which can extend indefinitely until the building is demolished, unless the municipal regulations and laws require otherwise. Through; the insurance is granted on All risks to both residents and users of the property, including building repairs, installations, security and safety supplies, and facilities management, as per the relevant contracts.

Third: Responsibilities of The Contractor

There are many responsibilities that fall on The Contractor during the construction and assembly phase, such as the insurances of good performance, which amount to approximately (5%) of the contract value, subject to change by the agreement. In addition towards conducting business and its operational risks according to the laws in most countries besides its responsibility for all equipment used in the implementation of the works and any damages that may occur to a third party as a result of construction work.

With regard to the post-construction phase, the contractor bears responsibility for defects and assembly errors, often for a period of one year, and sometimes two years according to the provisions of the contract. The contract price covers this Defects Liability Period (DLP), which amounts to approximately (5%) of the value of the contract. The Contractor has the right to recover the value of DLP once The Consultant certifies the validity of the treatment and that the building is free from construction defects.

Latent defects

In the event of discovering defects or other faults after the expiry of the DLP, which is called Latent Defects Liability (LDL); which require several years to accumulate, appear and malfunction. These are in particular to structural stability, waterproofing works and long-term mechanical equipment. It is necessary to resort to judicial arbitration to decide on responsibility for those defects between The Contractor or The Consultant. Worldwide, most of the in-force-laws hold the two parties responsible for the underlying defects for periods ranging from 5-25 years, and in some countries The Consultant, as a natural and professional person, bears the design responsibility for life.

To my FM Colleagues..

Limits of Liabilities depend on corporate turn over and value of contracts...

I shall try to think loud...

The FM Provider (who basically performs with lots of soft resources among living resources; which increases ratios of Risk) shall buy insurance policies against:

(1) Performance bond is part of the contract, which should not be used, as it will hurt reputation of the service provider..!

(2) Workmanship is usually be 5-10% of Contract value.

(3) Vehicles and equipment as per insurance estimates.

(4) 3rd Party should fairly be 2-5% of Contract value

(5) Special merit policy against neglectance, ill-performance and personal hazards..

I do not know what the prices or accounts are now .. I agree that the price of insurance is related to the possibilities of risk, the value of contracts, the expertise of workers and management, and the level of techniques used .. Usually companies buy an insurance package for all projects and not for a single project or contract .. Therefore, its value is great. .