21 Roles of Contracts Manager

by: Tarek Samir

Commercial, Contract and Claim Manager 🇪🇬 Arbitrator and Engineering Expert

 

The Contract Manager

مدير العقود ، منصب هام وحساس جداً جداً لأي شركة مقاولات ، ودوره مؤثر جداً جداً بالسلب أو بالإيجاب نحو أرباح عقد المقاولة.

من المهام الأساسية والحيوية لمديري العقود بشركات المقاولات ، تبدأ قبل توقيع العقد ثم أثناء توقيع العقد وتستمر فترة تنفيذ العقد إلى مرحلة التسليم النهائي للمشروع وغلق العقد.

 

قبل توقيع العقد

يقوم مدير العقود المحترف الذي يعمل مع المقاول بدراسة شروط العقد  وشروط الكفالات البنكية والنظر فيها بعمق مثل لاعب الشطرنج المحترف ، يفكر ويقرأ ويتعرف على كل ما هو معروض أمامه ، وتراه عيناه؟ وما هو خلف ما أمامه ، وما يستنبطه بفطنته وبخبرته؟. يقرأ بصيغة: ماذا لو؟ حتى يتفادى المواقف الممكن حدوثها والمسببه لخلافات ونزاعات مستقبلية محتملة.

1: يقرأ بتأني ، يقرأ كل كبيرة وصغيرة ، يقرأ الكلمات والجمل والفقرات والبنود والأبواب ، يقرأ الفاصلة بين الجمل والكلمات ، ويقرأ النقطة بين الجمل وفي نهاياتها. يقرأ حروف العطف وحروف الجر ، يقرأ الفقرات الإلزامية والفقرات الإختياريه ويتعرف على من له سلطة الإختيار ، يقرأ كل مستندات التعاقد ، حرف حرف ، وجملة جملة ، وفقرة فقرة ، وباب باب.

Review and Verify Contract Terms and Conditions and Bonds

2:️ يستشف المخاطر المستقبلية المرتبطة وبالتكلفة والوقت ما بين السطور.

Identify Potential Cost and Time Risk

3: يتحسس وجود ألغام تعاقدية ضمنية داخل بنود العقد أو داخل جمله بأحد البنود قد تصنع نزاعات مستقبلية.

Search for Implicit Clauses

4: يتوقف عند العبارات الغامضة.

Stops at Ambiguity in Text

5: ويطلب توضيح عنها لتفادي خسائر مالية ونزاعات قد تأتي من ورائها.

Issues Tender Queries

6: يبحث، مع فريق المشروع ، عن التضارب بين المستندات

Search for Discrepancy in Documents

7️: يتأكد من وجود أولوية للتقيد بالمستندات في حالة التضارب الغير مكتشف قبل توقيع العقد.

Confirm the priority of Documents

8️: يبحث عن من سيفعل ماذا؟ وكيف؟ ومتى؟

Identify the Scope of Work

9: يقوم بتقديم مقترحات تعديل العقد وفقاً لما يراه غير منصف أو يحمل غموض

Suggest and Redraft the unfair or ambiguate Clauses

10: يقوم بالتفاوض مع ممثل المالك للموافقة والإتفاق على مقترحات تعديل العقد

Negotiate and agree upon the required re-wording with the Employer's representative

----- ----- ------ ------ ----- ------

أثناء توقيع العقد

1️1: يتأكد أن العقد يتضمن كل ما تم الإتفاق عليه

Make sure all agreed re-wording has been accommodated in the final Contract draft

1️2: يتأكد أن ملحقات ومرفقات العقد كاملة ومصاحبة للعقد ومنها إستفسارات فترة المناقصة.

Make sure that all attachments are included in the Contract Set, including Tender queries

1️3: يتأكد من تسلم نسخة أصلية من العقد مختومة وموقعة من صاحب الصلاحية بالتوقيع

Make sure to receive an original copy of the contract stamped and signed by the authorized signatory

1️4: يؤمن الإحتفاظ بنسخة العقد الأصلية في مكان آمن بعيداً عن إحتمالات السرقة والضياع والحرائق

Ensures keeping the original copy of the contract in a safe place away from the possibility of theft, loss and fire

------ ------ ------ ------ ------- ------

بعد توقيع العقد

15: يقوم مدير العقود بإدارة وتنفيذ بنود العقد

Contract Administration and Execution

16: يراقب أي تغييرات بالعقد المتفق عليه ويرسل بها فوراً إشعاراً للمالك يلحقه بتقديم تفاصيل التأثير الزمني والمالي.

Monitor any Contract Change or Variation and immediately issue Notice to the Employer, followed by Time and Cost impact

17: إذا فشل التفاوض حول أحد المسائل، يدير عملية فض المنازعات وفقاً لتراتيبات العقد، أولاً ودياً ثم تحكيمياً إذا تحول إلى نزاع أو قضائياً إذا لم يكن التحكيم أحد وسائل فض المنازعات المشروطه بالعقد.

Manage the dispute resolution process, if negotiation fails, according to the contract arrangements, amicably and then arbitrarily if it turns into a dispute, or judicially if arbitration is not one of the means of conflict resolution stipulated in the Contract

18: يكون مسؤول عن عملية وإجراءات غلق المشروع ومتابعتها مع باقي فريق المشروع

Responsible for Contract Close-Out Process

19: يتابع إستصدار شهادات التسليم الإبتدائي والنهائي وإستلام المحتجزات المالية والدفعة الختامية.

Follow up on the issuance of certificates of Initial and Final Handing over, receipt of the 1st and 2nd Retention Money, and the Final Payment

20: يسترجع أصل الكفالة البنكية لحسن الأداء التي قدمها المقاول في بداية المشروع ويعيدها للبنك الذي أصدره.

Retrieve the original of the Performance Bank Guarantee submitted by the Contractor at the beginning of the project and return it to the issuing Bank

21: نفس المهام الوظيفية جميعها يقوم بها مدير العقود بشركة المقاولات مع مقاولي الباطن لديه، ولكن هذه المره سيكون هو وكأنه ممثل صاحب العمل أمام كل مقاول باطن.

Subcontracts Manager in the same manner

 

تحياتي للجميع ،

طارق سمير